Projekttypen: Private Projekte und Team-Projekte

Das Projektsystem unterscheidet zwei grundlegende Typen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten und Nutzungsmöglichkeiten:

Private Projekte

Private Projekte sind nur für ihren Ersteller sichtbar. Sie eignen sich ideal zur individuellen Organisation und Strukturierung persönlicher Chats und bieten einen abgeschlossenen Arbeitsbereich ohne Einbindung anderer Nutzer.

• Erstellung ist Basic Usern möglich, sofern die Berechtigung durch Super Admins oder Workspace Admins aktiviert wurde.

• Zugriff hat ausschließlich der Projektbesitzer.

Team-Projekte

Team-Projekte bilden gemeinsame Arbeitsbereiche für mehrere Mitglieder. Alle zugewiesenen Nutzer können auf die im Projekt enthaltenen Chats lesend zugreifen. Eine erweiterte Funktion für interaktive Zusammenarbeit und gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit ist für kommende Releases geplant.

• Mitglieder haben Leserechte für alle Chats innerhalb des Projekts.

• Sichtbarkeit und Zugänglichkeit sind auf die zugewiesenen Teammitglieder beschränkt.

Rollen im Projekt: Wer kann was tun?

Für die Steuerung und Verwaltung der Projekte gibt es verschiedene Benutzerrollen mit definierten Berechtigungen:

Project Owner

Der Project Owner trägt die umfassende Verantwortung für das Projekt und hat folgende Rechte:

• Projekte erstellen, bearbeiten und löschen.

• Mitglieder verwalten, also hinzufügen und entfernen.

• KI-Agenten an das Projekt anschließen und verwalten.

• Einblick in Analyse-Daten und Token-Verbrauch erhalten.

• Projekte archivieren und wiederherstellen.

Project Member

Project Members besitzen eingeschränkte Rechte:

• Zugriff auf zugewiesene Team-Projekte.

• Lesen aller darin enthaltenen Team-Chats.

• Eigene Chats in das Projekt einfügen oder daraus entfernen.

Basic User

Basic User können grundsätzlich private Projekte erstellen und sind dort automatisch Project Owner. Voraussetzung ist allerdings, dass die Berechtigung zur Erstellung privater Projekte durch Admins aktiviert wurde.

Chats und Projekte: Wie wird Arbeit zugeordnet?

Die Zuordnung von Chats zu einem Projekt erfolgt flexibel und unkompliziert:

• Nutzer können eigene Chats direkt im Projekt-Tab oder aus der globalen Chat-Verlaufsansicht einem bestimmten Projekt zuweisen.

• Ein Chat kann jeweils nur einem einzigen Projekt zugeordnet sein.

• Chats bleiben im persönlichen Verlauf sichtbar und werden dort mit dem zugehörigen Projektnamen gekennzeichnet.

Diese Struktur erleichtert die klare Einordnung von Kommunikationsinhalten nach Kontext und Teamzugehörigkeit.

Agenten nach Projekt filtern

In der Chat-Ansicht wurde das Agenten-Dropdown um eine Filterfunktion erweitert. Diese erlaubt es, KI-Agenten gezielt nach dem aktuell ausgewählten Projekt zu filtern.

• Dadurch ist der Zugriff auf projektrelevante Agenten schneller und übersichtlicher.

• Nutzer finden auf diesem Weg einfacher die passenden Agenten für ihre jeweiligen Aufgaben.

Analysen & Token-Nutzung auf Projektebene

Project Owner erhalten detaillierte Einblicke in die Nutzung von Ressourcen auf Projektebene:

• Die Token-Nutzung kann direkt innerhalb der Projektansicht eingesehen werden.

• Kosten für Token- und Dateiverarbeitung werden zusätzlich in der globalen Analyseübersicht aggregiert dargestellt.

• Eine Exportfunktion ermöglicht die Weiterverarbeitung und Archivierung der Nutzungsdaten.

Diese Transparenz unterstützt eine gezielte Kontrolle und Optimierung der Effizienz einzelner Projekte.

Archiv & Löschung: Lebenszyklus von Team-Projekten

Das Projektsystem umfasst ein sicheres Verfahren zur Archivierung und Löschung von Team-Projekten:

• Gelöschte Team-Projekte werden zunächst für 30 Tage in ein Archiv verschoben.

• Innerhalb dieses Zeitraums können ausschließlich Project Owners Projekte wiederherstellen.

• Das Archiv ist für alle Project Owners und Mitglieder sichtbar, um Transparenz zu gewährleisten.

• Nach 30 Tagen erfolgt die endgültige, irreversible Löschung der Daten.

Dieses Vorgehen schützt vor unbeabsichtigtem Datenverlust und ermöglicht eine kontrollierte Verwaltung.

Migration: Was passiert mit bestehenden Gruppen?

Mit dem Release wurden alle bestehenden Gruppen automatisch und ohne Nutzeraktion in Team-Projekte umgewandelt:

• Gruppenadministratoren wurden zu Project Owners der neuen Team-Projekte.

• Gruppenmitglieder wurden in die Rolle der Project Members übernommen.

So bleibt die Zusammenarbeit erhalten und Nutzer müssen keine manuellen Anpassungen vornehmen.